Privacystatement

Sijbrandij de Waard Advocaten BV gevestigd te Utrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30242016, hierna te noemen SDW Advocaten, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe SDW Advocaten met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de  Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie SDW Advocaten persoonsgegevens verwerkt:

1. (potentiële) cliënten;
2. bezoekers aan het kantoorgebouw van SDW Advocaten;
3. bezoekers van de website van SDW Advocaten;
4. sollicitanten;
5. alle overige personen die met SDW Advocaten contact opnemen of van wie SDW Advocaten persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

2. Verwerking van persoonsgegevens

SDW Advocaten verwerkt persoonsgegevens die:

1. een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
2. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
3. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van SDW Advocaten of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
4. door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorpand van SDW Advocaten zijn vastgelegd. Bij de voordeur, aan de achterzijde bij het parkeerterrein en aan de tuinzijde (zijkant) worden camerabeelden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel na 14 dagen vernietigd;
5. SDW Advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, Facebook, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

De website van SDW Advocaten bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter, Facebook en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. SDW Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is SDW Advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platformen.

3. Doeleinden verwerking

SDW Advocaten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
3. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
4. het verbeteren van de kantoorwebsite;
5. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
6. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.
7. Rechtsgrond

SDW Advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

1. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
2. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
3. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
4. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

5. Verwerkers

SDW Advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van SDW Advocaten persoonsgegevens verwerken. SDW Advocaten sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. SDW Advocaten maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt. SDW Advocaten maakt gebruik van een boekhoudster die de administratie van SDW Advocaten beheert.

6. Persoonsgegevens delen met derden

SDW Advocaten deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie, de advocaat van de wederpartij of deurwaarder, rekenbureau ’s of bij het laten uitvoeren van een onafhankelijke expertise), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. SDW Advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

7. Doorgifte buiten de EER

SDW Advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt SDW Advocaten er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

8. Bewaren van gegevens

SDW Advocaten bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. SDW Advocaten hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

1. papieren werkdossier: 5 jaar na afronding van de zaak;
2. digitaal zaakdossier: 20 jaar na afronding van de zaak;
3. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
4. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;

9. Wijzigingen privacystatement

SDW Advocaten kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Sijbrandij de Waard Advocaten gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging zal worden vermeld.

10. Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene heeft het recht SDW Advocaten te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met SDW Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar sijbrandij@sdwadvocaten.nl

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop SDW Advocaten persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met SDW Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar sijbrandij@sdwadvocaten.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).